Haastattelussa CT Finlandin buukkaustiimi

  • CT Tiimi
3 April, 2023
Teknikoiden buukkaaminen tapahtumiin on monimutkainen palapeli, joka vaatii vankkoja yhteistyötaitoja ja tarkkaa pelisilmää. Creative Technology Finlandin rautaisen buukkaustiimin oleellisimpana tehtävänä on tuotantojen resursointi, eli teknikoiden buukkaaminen asiakkaidemme tapahtumien teknisiin tehtäviin.

Jokaiselle projektille tulee etsiä sopivat teknikot suorittamaan tapahtumatekniikan eri osastojen tehtäviä, huomioiden useita eri asioita (mm. teknikoiden osaamistaso, tapahtuman tarpeet, päällekkäiset tapahtumat). Buukkaustiimi vastaa myös esimerkiksi CT:n vuosittaisen Freelancer-päivän järjestämisestä yhdessä valo-, video- ja ääniosastojen päälliköiden kanssa, sekä auttaa tekniikkakoulutusten organisoimisessa.

Haastattelimme buukkaustiimin Anna-Maijaa, Caritaa ja Sallaa heidän työtehtävistään teknisen henkilökunnan resursoinnin parissa.

CT Finland Buukkaustiimi

CT:ltä löytyy paljon tapahtumatekniikan eri osastoihin erikoistuneita osaajiaMiten olette jakaneet työtehtävät keskenänne? 

”Buukkaustiimi on jakanut resursoinnin osastoittain: yksi buukkaaja vastaa valo- ja rakenneteknikoiden sekä apukäsien buukkaamisesta, yksi video- ja kamerateknikoiden sekä studio-ohjaajien buukkaamisesta ja yksi vastaa ääniteknikoiden ja Tampereen keikkojen buukkaamisesta kokonaisuudessaan.

Tuuraamme toisiamme kuitenkin myös yli osastorajojen kiertävien viikonloppupäivystysten ja lomien aikana, jotta kaikilla on yhtäläinen mahdollisuus irtaantua töistä vuorollaan sekä kaikilla pysyy käsitys teknikoiden osaamisesta. Buukkaustiimillä on keikkojen resursoinnin lisäksi myös muita jaettuja työtehtäviä.”

– Anna-Maija Ojanen

Miltä normaali työpäivänne näyttää?

“Normaali työpäivä sisältää yhteydenpitoa teknikoihin ja keskustelua keikoista projektipäälliköiden kanssa. Käytämme sisäiseen viestintään Teamsia, jonka kautta tietoa siirtyy vaivatta samantahtisesti ja yhteisesti kaikille buukkaustiimissä. Työpäivä koostuu myös easyjobin käytöstä, jonka kautta on helppo seurata projektien ja resurssien ajantasaisuutta, ja tätä kautta ehdottaa keikkoja teknikoille.”

– Carita Elko

Useiden tapahtumaprojektien resursointi sopivilla teknikoilla kuulostaa haastavalta palapeliltä. Mistä kaikki lähtee liikkeelle ja miten se käytännössä onnistuu?

“Yleensä se lähtee liikkeelle siitä, että saamme lyhyen briiffin keikasta projektipäälliköltä. Lisäksi tutkimme kalustolistaa, mikä auttaa jo hyvin hahmottamaan millaista tekijää keikka vaatii. Joskus projektipäälliköltä tulee myös toiveita tekijästä, ja siitä, kuka keikan on aiemmin tehnyt tai pärjäisi siinä hyvin. Meillä on kerran viikossa jokaisen osaston päällikön kanssa palaveri, jossa käymme läpi keikkoja, joihin on vaikea löytää tekijöitä, tai keikkoja, jotka vaativat muuten tarkempaa miettimistä.”

– Salla Suomi

Olette jatkuvasti yhteydessä teknikoihin, mutta teettekö yhteistyötä myös muiden osastojen kanssa?

“Yhteistyötä tapahtuu yli yksikkörajojen ja lähimpiä työkavereita ovat projektipäälliköt, osastojen päälliköt ja tietysti vakinaiset sekä freelancer-teknikot. Viestimme majoituksiin liittyen paljon myös CT:n toimistoassistentin Lauran kanssa ja välillä esitämme kysymyksiä myös tech support -osastolle, HR:lle sekä varaston väelle.”

– Carita

Mikä työssäsi on parasta?

“On hienoa, kun ympärillä on huima määrä työhönsä sitoutuneita ammattilaisia, joten työn tekemiseen saa tarvittaessa aina tukea. Parasta ovat keikoista innostuneet teknikot ja heidän kanssaan ajatusten vaihto esimerkiksi oman osaamisen kehittämisestä ja kuinka voimme olla siinä avuksi.”

– Carita

“Parasta on varmaankin se, kun saa vaikeat tilanteet ratkaistua ja hommat maaliin. Myös tiimi on ihan huippu, mikä tukee työn tekemistä. Meillä on hyvä yhteishenki ja tehtävät selvinä. Toki myös se, että saa olla mukana toteuttamassa hienoja ja merkityksellisiä tapahtumia ihmisille, on tässä se antoisin puoli.”

– Salla

Työssäni parasta on tunne, kun saa palapelin palaset loksahtamaan kohdalleen ja keikan buukattua. Lisäksi nautin siitä, että voin osaltani vaikuttaa siihen, minkälaista ammatillista kehityskaarta kunkin teknikon on mahdollista luoda itselleen tapahtuma-alalla buukkaamalla teknikoille monipuolisesti erilaisia keikkoja, ja huomioimalla kunkin teknikon oma motivaatio ja intressit. Pidän suuresti ihmisten parissa työskentelystä ja olen hyvin kiinnostunut siitä, mikä kutakin henkilöä ajaa eteenpäin yksilönä. Keikkojen resursointia voi hyvin karkeasti ajatella ainoastaan palikoiden täyttämisenä ja liikutteluna tai siihen voi suhtautua hyvin intohimoisesti ja ajatella kutakin teknikkoa työtehtävän takana.

– Anna-Maija

Mikä on haastavinta buukkauksen parissa työskentelyssä?

”Haastavinta ovat esimerkiksi kiireajat, jolloin keikkoja on paljon ja teknikoita rajallisesti käytettävissä. Silloin joudutaan tekemään paljon enemmän työtä, että saadaan joku hyvin yksinkertainenkin keikka miehitettyä. Lisää haastetta tulee, jos joku sairastuu tällaisena ajankohtana, ja joudutaan miettimään, miten tilanne ratkotaan.”

– Salla

Mikä on ollut mieleenpainuvin muistosi CT:llä?

“Olen työskennellyt CT:llä vasta vuoden verran, mutta tähän saakka itselleni mieleenpainuvin muisto on viime syksyn Freelancer-päivän toteuttaminen Hotel Mestarissa. Päivään latautuu paljon odotuksia järjestelyjen suhteen ja on palkitsevaa huomata, että osallistujat viihtyvät.”

– Carita

”Tapahtumat, joita on päässyt katsomaan, ja samalla nauttimaan työkavereiden ja oman työn tuloksista.”

– Salla

“Minulle mieleenpainuvinta yksittäisen muiston sijaan on se ylpeyden tunne, kun on käyn jossain tapahtumassa tai konsertissa, mitä CT on ollut mukana luomassa. Mietin aina silloin miten upealta kaikki näyttää ja kuulostaa ja että onpa hienoa miten uskomattoman taitavia ihmisiä meillä on töissä, että he osaavat luoda meille kaikille tällaisiä elämyksiä. Koen olevani onnekas, että saan työskennellä niin lahjakkaiden ja ammattitaitoisten ihmisten kanssa.”

– Anna-Maija 

Miten tapahtumatekniikan ala on muuttunut sillä aikavälillä, kun olet ollut tapahtuma-alalla?

”Tapahtumatekniikan ala on muuttunut melko paljon tässä neljän vuoden aikana mitä olen CT:llä työskennellyt. Olen nähnyt hyvin kiireisiä vuosia ja pandemian aiheuttamat hiljaiset vuodet, jolloin koko tekeminen oli hyvin erilaista. Toivoisin, että tilanne yleisesti hieman tasaantuisi tapahtumajärjestämisen saralla, ettei jatkuvasti mentäisi kriisistä toiseen.

Lisäksi olen jo tässä ajassa huomannut, että teknikoiden kirjo on muuttunut monimuotoisemmaksi ja työoloihin on kiinnitetty enemmän huomiota, jotta työajat olisivat inhimillisiä ja muutkin olosuhteet olisivat kunnossa

– Anna-Maija

Minkälaisena näette tapahtumien tulevaisuuden?

“Tapahtumien tulevaisuus näyttää todella hyvältä ja CT:llä on mainiot edellytykset vastata asiakkaiden tarpeisiin ja toteuttaa ainutlaatuisetkin toiveet. Asiakkaat ovat hyvin tietoisia ja vaativia, kun tavoitteena on saavuttaa vahva elämys. Se luo tapahtumatekniikan alalle lisää mahdollisuuksia näyttää millaisia ratkaisuja pystymme tarjoamaan ja toteuttamaan.

Suomen mittakaavassa on mielenkiintoista, nähdä miten tapahtumien järjestäminen levittäytyy entisestään pääkaupunkiseutua laajemmalle alueelle ja tuo töitä tasaisimmin useammalle paikkakunnalle, milloin paikallinen osaaminen myös kasvaa entisestään ja hyödyttää näin koko ammattikenttää.

CT:llä koko alaa halutaan nimenomaan kehittää ja viedä eteenpäin monella tasolla, ei pelkästään entistä näyttävimpinä tapahtumina vaan esimerkiksi työolosuhteita ja turvallisuutta parantamalla.”

– Anna-Maija, Carita, Salla