Onnistunut yhteistyö perustuu luottamukseen

  • Tapahtumat
24 April, 2024

Creative Technology ja NOSTE Productions tekevät yhteistyötä varmistaakseen asiakkaidensa tapahtumien onnistumisen. Menestyksekkään yritystapahtuman pohjana on luottamus, joka on rakentunut yhdessä tekemisen kautta. Keskustelimme NOSTE Productionsin toimitusjohtajan Johanna Saarisen kanssa ja kysyimme hänen kokemuksistaan yhteistyöstä Creative Technologyn kanssa.

Mitä tapahtumatoimisto NOSTE tekee?

Tapahtumia järjestettäessä asiakkaat usein hyödyntävät alan ammattilaisten kokemuksia ja osaamista. Esimerkiksi tieteellisen konferenssin tai yritystapahtuman järjestäjän ei oleteta olevan ammattilainen tiloja, tekniikkaa, esiintyjiä tai catering-palveluita valitessa. Siksi onkin hyvä antaa homma tapahtumatoimiston hoidettavaksi. Järjestäjä säästää aikaa, vaivaa ja usein myös rahaa.

NOSTE tuottaa erilaisia yritystapahtumia, kuten esim. henkilöstö- ja sidosryhmätapahtumat, seminaarit ja gaalaillalliset, sekä tieteellisiä kongresseja ja messuosastoja. Asiakasta autetaan tuottamalla esim. pienempiä kokonaisuuksia tapahtumasta (kuten tekniikka, tila, catering, somistus tai esiintyjät) tai tuotetaan tapahtuma avaimet käteen periaatteella, jolloin asiakkaalle jää tehtäväksi vain saapua paikalle.

Tapahtumatekniikan osalta tavallisesti pyydetään tarjoukset useammalta toimijalta. Tarjousvaiheessa tekniikkaa suunnitellaan yhdessä tapahtuman tarpeisiin, budjettiin ja tilaan pohjautuen. Tapahtumatekniikan kumppania valittaessa tekniikan laatu ja hinta ovat toki ratkaisevia, mutta myös aiemmat kokemukset ja luottamus ratkaisevat. Kokenut kumppani näkee tapahtuman kokonaisuutena, missä eri toimijat auttavat toinen toisiaan onnistumaan. NOSTE valitsee Creative Technologyn usein tekniikan kumppaniksi juurikin sujuvan yhteistyön ja taatun laadun vuoksi, kertoo Johanna.

Mikä on tapahtumatekniikan rooli kun tehdään tapahtumia?

Tuottajan näkökulmasta tekniikalla on iso rooli tapahtumia tehdessä. Jos esimerkiksi 500 hengen seminaarissa tekniikka pettää ja joudutaan odottelemaan ääntä tai kuvaa, se latistaa tunnelmaa ja aikataulu venyy. Kun toimivaan tekniikkaan ja osaaviin ammattilaisiin voi luottaa, ei tuottajan, saati sitten loppuasiakkaan, tarvitse stressata asioiden sujumisesta. Loppujen lopuksi tapahtumatoimisto on vastuussa asiakkaalle asioiden sujumisesta suunnitellulla tavalla.

Usein tapahtumapaikassa, kuten hotellin tiloissa on jo valmiina esimerkiksi ääni- ja kuvatekniikkaa. Itse suosittelen lähes aina tilaamaan tekniikan erikseen, Johanna kertoo. Pienellä lisäpanostuksella vältetään ikävät ongelmat ja mahdollisesti koko tilaisuuden epäonnistuminen.

Johannan mukaan koronan jälkeen ollaan palattu face to face -tapahtumiin ja esimerkiksi henkilöstötilaisuuksissa kaivataan aitoja kohtaamisia. Digitaaliset ratkaisut kuitenkin kiinnostavat ja se näkyy esimerkiksi tapahtumasovellusten ja QR-koodien lisääntyvässä käytössä tapahtumissa. Puhuja saattaa osallistua tilaisuuteen toiselta puolelta maailmaa virtuaalisesti, ja tällöin tekniikan ja yhteyksien on toimittava saumattomasti.

Mikä on ollut hienoin juttu mitä olette päässeet tekemään yhdessä Creative Technologyn kanssa?

“Olemme päässeet tekemään monia hienoja tapahtumia yhdessä CT:n osaajien kanssa. Viimeaikaisista tapahtumista mieleen tulee Espoon Metro Areenalla järjestetty Raide-Jokerin päätösjuhla 700 osallistujalle. Kyseessä oli projektissa työskennelleiden päätösjuhla pöytiintarjoiltavine illallisineen ja esiintyjineen.”

Johannan mukaan yhteisestä projektista teki onnistuneen juuri saumaton yhteistyö eri toimijoiden kanssa alusta loppuun asti. Kaikki toimi hyvin asiakkaan, tapahtumatoimiston, tilan, cateringin, tapahtumatekniikan, kalustuksen, somistuksen ja esiintyjien välillä. Tunnelma oli välitön, juhlava ja rento eli juuri sitä mitä haettiin. Kun asiat sujuvat hyvin, kaikki viihtyvät – jopa tekijät.

#
#
#
#
#

Kuvat: Aki Rask

Pyydä tarjous

Etsitkö tekniikan palveluita tapahtumaasi? Ota yhteyttä, niin palaamme asiaan pian!

Ota yhteyttä