Så engagerar du din publik under ett digitalt event

Precis som vid fysiska konferenser kan ambitionsnivån varieras vid en digital konferensproduktion och en av fördelarna med formatet är skalbarheten. Vi träffade Karl Wigenius, produktionsledare på Creative Technology (CT), under ett projekt som CT nyligen deltog i, och tog reda på mer om hur tekniken bakom ett digitalt event fungerar.

Berätta om projektet, hur var upplägget?

– Kunden ville producera ett program som skulle sändas live till omkring 8 000 medarbetare över hela världen. För att passa tidszoner i både Nordamerika och Asien valde man att köra två sändningar, en på morgonen, svensk tid, och en på eftermiddagen. Programmet skulle läggas upp som en tv-produktion innefattande en studio med programledare och gäster, samt ett antal talare och deltagare på länk från andra länder. Man ville även engagera tittarna genom att låta dem interagera med programmet via omröstningar och en livechat.

Vilken teknik använde ni?

– Först av allt byggde vi upp en studio på kundens huvudkontor. Alternativet hade varit att använda en färdig studio med tillhörande kontrollrum, men i det här fallet kände man att det var viktigt med den lokala förankringen på plats. Förutom ljud och ljussättning, samt bildskärmar och tre-kameraproduktion i studion, byggde vi ett kontrollrum för styrning av tekniken, såsom kameramixning, uppspelning av video och grafik, hantering av länkar och intercom, samt kontroll av ljud och ljus. Utöver detta etablerades ett antal länkade så kallade remote-sajter, ett slags ”hubbar”, dit vi skickade lokala team via CT’s kontor i Los Angeles, London och Shanghai för teknisk support på plats. På ett ställe valde vi en lösning som innebär att man skickar hem en så kallad studio-in-a-box till talaren. Det är en apparat med inbyggd kamera, lampa, mikrofon och skärm, som är enkel för användaren att koppla upp för att sedan kunna delta i mötet på distans med betydligt bättre ljud- och bildkvalitet än från en dator. Apparaten kunde vi sedan styra på distans från vårt kontrollrum i Sverige, vilket gjorde att talaren i princip bara behövde sätta i kontakten, starta maskinen och koppla in en mikrofon.

Vad är utmaningarna i ett sådant här projekt och hur löste ni dessa?

– När man som kund lägger ner resurser på att göra en sådan här produktion istället för ett enkelt Teams- eller Zoom-möte så ställs naturligtvis höga krav på ett snyggt program där allt fungerar smidigt och säkert. Att koppla samman flera olika platser runt om i världen och få allt att fungera tillsammans är en utmaning, då man naturligtvis vill att dialogen mellan talare, programledare och tittare ska flyta på utan fördröjning. Detta löste vi genom en avancerad länkteknik som säkerställer ett flöde med extremt låg fördröjning samtidigt som ljud och bild håller hög kvalitet. En annan utmaning är numera att låta teknisk personal resa långt. Detta löste vi dels genom att flera CT-kontor samarbetade och därmed kunde erbjuda lokal personal på olika platser i världen, och dels genom att låta vissa operatörsfunktioner ske på distans, såsom streamingoperatören som satt i vårt kontrollrum i Göteborg. Därifrån sköttes även interaktiviteten via CT’s IT-plattform tecViz.

Vilket är ditt bästa tips till någon som planerar ett digital event?

Prioritera kvalitet framför kvantitet. Ett digitalt event som upplevs proffsigt byggs av en rakt igenom solid kedja av hög kvalitet. Från kameror och länkar till lampor och mikrofoner, och naturligtvis kunnande och erfarenhet. Om någon del i kedjen brister så sjunker helhetsintrycket omedelbart. Allt behöver fungera väl och hålla högsta nivå.