Att hålla kongress eller stämma med digitalt kongressystem

Det är en efterlängtad höjdpunkt då medlemmar samlas, debatterar, röstar, tar beslut och för verksamhetens arbete framåt. Samtidigt som mötet är något att se fram emot, innebär det också en betydande ansträngning för alla inblandade och kan kräva förberedelser i månader, kanske år, i förväg. Det är viktigt att varje moment är välplanerat och fungerar smidigt; inbjudningar, logistik, lokal, hotell, måltider, underhållning, och inte minst – tekniken.

Numera används oftast digitala kongressystem, vilka innefattar alla verktyg som krävs för att upprätthålla den demokratiska processen. Digitala kongressystem snabbar på och säkerställer voteringar och andra kongressförfaranden på ett effektivt sätt.

Tommy Nivrén är senior projektledare på Creative Technology och har i många år arbetat med stämmor och kongresser tillsammans med en mängd förbund, organisationer och politiska partier. Han har en gedigen erfarenhet av och ett stort intresse för de komplexa processer som kongresser och stämmor innebär i sina olika skeden. Till sin hjälp har han Creative Technologys eget utvecklade kongressystem tecViz Congress.

Hur kommer det sig att du blivit så engagerad i den här typen av möten?

Jag alltid jobbat med planering och logistik i alla dess former och jag tycker om att se till att rätt saker hamnar på rätt plats i rätt tid. Jag vill få systemen bakom att fungera så att den komplexa kongressprocessen flyter på som den ska – jag gillar att få bringa ordning i ett stort flöde av önskemål, åsikter och intressen, att tratta ner det till något hanterbart, så att alla kan gå därifrån med en tydlig uppfattning av vad man beslutat och vad som ska göras. Man skulle kunna kalla det för informationslogistik.

Vad är viktigt att tänka på när man ska hålla en kongress eller stämma?

Det är viktigt att ha klart för sig vad man vill få ut i slutänden av sitt möte. Det är oftast inget problem för organisationer som ofta har denna typ av tillställningar, men om man är ovan, eller om man ännu inte jobbat med digitala verktyg, kan man behöva hjälp att hantera detta. Vi som teknikleverantör behöver på detaljnivå prata ihop oss med kunden och förstå hur deras process ser ut. Det är viktigt att kunden har möjlighet att dela med sig av organisationens debatt- och procedurregler så att vi kan få en bra förståelse för just deras behov.

Många kunder upplever att vi är ett stöd för dem i den här processen – vi gör detta hela tiden medan många organisationer kanske genomför denna typ av möten vartannat eller endast var fjärde år. Där brukar vi kunna tillföra mycket. I den inledande fasen är det viktigt att vi tillsammans skapar en gemensam bild av hur det kommer att fungera under själva kongressen eller stämman, så att vi är överens om hur allt ska gå till.

Kongressystemet tecViz spelar en viktig roll vid kongresser och stämmor.

tecViz Congress är hela tiden ett stöd för mötet och det uppfyller på ett enkelt, intuitivt och användarvänligt sätt alla funktioner som krävs. Som deltagare kan du via systemet skicka in motioner, delta i påverkansarbete eller utskott och under mötet följa med i agendan eller dagordningen. Där kan du läsa alla de dokument som bildar underlaget för de olika agendapunkterna. Systemet innehåller även stöd för deltagarna att under debatten skriva yrkanden, sätta upp sig på talarlistan, votera, se fattade beslut och eventuellt lägga in reservationer.

Det är även en hjälp för presidiet så att de som sitter där kan se hur mycket tid varje talare har kvar. Reglerna kring talartid kan vara komplexa och innehålla särskilda föreskrifter för repliker med mera. Ibland har man dubbla talarlistor, vilket kan innebära att en person som ännu inte talat har företräde framför andra som har talat. Man kan även ha något som kalas för talartidsbanker, ett system som ibland används vid såväl större som mindre möten.

När debatten är klar har man fått in ett antal yrkanden varefter man gör en propositionsordning i systemet, det vill säga man ställer olika förslag mot varandra och då är det dags att votera. Även voteringen sköts via systemet och delegaterna använder sin surfplatta, dator eller mobil för att rösta. Detta innebär att man snabbt får in ett exakt resultat, de gånger handuppräckning eller acklamation inte räcker till. Systemet loggar hela tiden data som kommer in, såsom voteringar, beslut, med mera. Deltagarna kan tydligt se fattade beslut och eventuellt lägga in reservationer. Allt detta utgör en viktig grund för mötets protokoll.

Systemet utvecklas kontinuerligt.

Vi har nyligen vidareutvecklat motionshanteringen med förenklad hantering för både motionärer och administratörer. Propositionsfunktionen som hjälper föredragandestödet eller styrelsen i sitt arbete att kunna hantera yrkanden och för presidiet att skapa propositionsordningar har även den förenklats. Det tillkommer hela tiden funktioner enligt vår ”road-map” som är uppskattade av användarna. Det är en stor fördel för oss att vi kan utveckla nya funktioner tillsammans med våra kunder varefter behov uppstår.

Det finns en trygghet och flexibilitet i att vi har vår egen utvecklingsavdelning. Eftersom vi jobbar med många olika organisationer kan vi också ganska snabbt se vilka återkommande behov som finns och detta ligger till grund för utvecklingen.

Att genomföra en digital kongress eller årsstämma, eller ett hybridmöte.

Vid ett digitalt möte får deltagarna information via epost om hur de kopplar upp sig på mötet och följer sedan presidiet via en videokonferenslönings, t.ex. Teams eller Zoom eller något annat low-latencysystem. De som inte har rösträtt följer mötet via en vanlig stream på exempelvis organisationens hemsida. Presidiet brukar ofta sitta i någon av våra studios där vi kan göra en professionell kameraproduktion. I Teamsmötet går då vår kameraproduktion in som en deltagare så att programbilden syns för alla deltagare och presidiet kan därmed styra mötet.

Det ingår i den förberedande processen att vi tar fram utbildningsmaterial till såväl deltagare som presidie, så att alla får en klar bild över hur det går till att delta i ett digitalt möte och vi brukar rekommendera att man håller utbildningstillfällen innan mötet. Vi har även en supportfunktion dit deltagare kan ringa och få hjälp av våra duktiga tekniker om de har problem. Man kanske har tappat bort sin länk och inte kommer in, eller man kanske inte hör något eller hittar var man röstar och så vidare.

Ett hybridmöte innebär att man har ett mindre fysiskt möte med deltagare på plats tillsammans med presidiet och en annan del av deltagarna på distans. Man kan även skapa hubbar, det vill säga flera mindre fysiska möten på olika platser som vi kopplar ihop via digital teknik. Då ser man via kameraproduktionen vad som sker på de olika orterna. Och man kan göra en mix av allt detta. Man har samma möjlighet att begära ordet, rösta och delta som vid ett helt och hållet fysiskt möte.

Vilka fördelar har de olika mötesformerna?

Fysiska möten är nog det de flesta föredrar. För många är det årets händelse, det är viktigt att kunna träffas, dricka kaffe ihop, skratta och utbyta tankar och idéer. Det är något som har varit svårt under pandemin, men att jobba med hubbar har då varit ett bra alternativ. För en del organisationer har det till och med varit bättre, då man träffas i sitt lokala område och pratar ihop sig, vilket kan vara svårt om man är många deltagare på ett stort nationellt möte.

Att sitta på distans fungerar bra på så vis att det formella och demokratiska kan upprätthållas, kostnader för resor och uppehälle hålls nere, men det sociala saknas. Man kan dock i det digitala mötet skapa mindre gruppmöten, digitala mötesrum, där man kan träffa personer baserat på intressen eller olika diskussionsinriktningar och teman.

En fördel med vårt system tecViz Congress är att det fungerar precis lika bra vid digitala möten som vid fysiska, och där har vi givetvis också mycket lång erfarenhet. Jag tror att framtiden kan komma att bli en blandning behovet av fysiska, hybrid och digitala möten alltid kommer finnas, och där kan vi hjälpa till att hitta den modell som passar bäst för varje specifikt möte. Detta ger större valmöjligheter.

tecViz Congress i sammanfattning.

tecViz Congress är ett avancerat men lättanvänt kongressystem som används för hantering av den demokratiska processen och formalia vid kongresser och stämmor. Systemet innehåller verktyg för administration av deltagare och hanterar bland annat motioner, påverkanstorg, utskott, yrkanden, votering, talarlistor, talartid och digitalt protokoll. Varje mötesdeltagare använder en surfplatta eller en dator för att läsa dokument, begära ordet, yrka och votera. tecViz Congress möjliggör en smidig och säker mötesprocess.

Funktioner

Autenticering

• Inloggning med Bank-ID
• Verifikation av deltagares e-post via engångskod
• Verifikation av deltagares sms via engångskod
• Kommunikation med motionär via e-post eller sms
• Formulär vid anmälan: medlemsnummer, tillhörighet, mm
• Kontrollfunktion av deltagares uppgifter

Motionshantering

• Motionsformulär med förval och textfält
• Automatisk sortering på region, område, mm
• Manuell sortering med ”dra och släpp”, stöd för automatisk omnumrering
• Grupptillhörighet styr tillgång för administratörer och styrelse på region, område, mm
• Fält för kommentarer och förslag till beslut, lokalt, regionalt och centralt
• Utskriftsmallar för varje moment

Påverkansarbete

• Stödja eller ”gilla” motioner
• Skriva yrkanden
• Skriva publika kommentarer kopplade till område
• Skriva privata anteckningar kopplade till område

Utskott, kommittéer

• Grupptillhörighet styr tillgång till utskott/kommitté
• Talarlista
• Beslutsstöd
• Votering
• Reservation

Plenum

• Grupptillhörighet styr tillgång till rösträtt, yrkanderätt, yttranderätt och sekreterar- eller administratörsfunktioner
• Röstlängd, dynamisk eller låst efter fastställande
• Differentierad röstvikt per användare
• Talarlista, dubbel talarlista, replik, ordningsfråga, tala direkt och streck i debatten
• Separata talartider för replik, ordningsfråga, 1:a anförande, 2:a anförande osv
• Stöd för talartidsbanker
• Färgmarkering av liggande och pläderade yrkanden
• Stödja eller ”gilla” anförande eller yrkande
• Vy för användare med flikar och/eller filter, t ex ”aktuell talare” (visar relevant information dynamiskt)
• Propositionsstöd med visning av yrkanden
• Grafisk visning av tagna beslut med färgmarkering
• Möjlighet till reservation efter beslut
• Digital votering med visning av resultat
• Sluten omröstning vid personval (visning av resultat vid behov)

Grafik & Webbsändning

• Grafiskt anpassningsbara vyer för visning på lokala skärmar samt för distribution till webbsändning vid behov:
  • Aktuell dagordningspunkt, talarlista, aktuell talare, talarklocka, aktuellt yrkande
  • Propositionsordning eller kontrapropositioner vid beslut
  • Dynamisk visning av antal inkomna röster samt resultat vid votering
  • Visning av stolsnummer och lagd röst (ja, nej, avstår) vid voteringar
  • Valbara namn vid slutna personval samt visning av resultat endast för rösträknare och presidie eller även på publika skärmar
• Webbsändning med automatisk kapitelindelning för navigering ”on demand” till en given dagordningspunkt eller ett visst anförande

Protokoll

• Utskriftsmallar i MS-Word för protokoll genom hela processen
• Export av data till Excel-filer
• Export av statistik