Att hålla kongress eller stämma med digitalt kongressystem

Evenemang

26 oktober, 2021

Förr var kongresser och årsstämmor nästan alltid associerat med en stor åtgång av papper.

Tonvis med dokument skrevs ut för att ombud skulle kunna läsa motioner, yrkanden och protokoll. Numera används oftast digitala kongressystem, vilka innefattar alla verktyg som krävs för att upprätthålla den demokratiska processen. Förutom att drastiskt minska behovet av papper kan digitala kongressystem dessutom snabba på och säkerställa voteringar och andra kongressförfaranden på ett effektivt sätt.

En kongress eller en årsstämma är en högtidlig sammankomst för många organisationer, förbund och politiska partier. Det är en efterlängtad höjdpunkt då medlemmar samlas, debatterar, röstar, tar beslut och för verksamhetens arbete framåt. Samtidigt som mötet är något att se fram emot, innebär det också en betydande ansträngning för alla inblandade och kan kräva förberedelser i månader, kanske år, i förväg. Det är viktigt att varje moment är välplanerat och fungerar smidigt; inbjudningar, logistik, lokal, hotell, måltider, underhållning, och inte minst – tekniken.

Tommy Nivrén är senior projektledare på Creative Technology och har i många år arbetat med stämmor och kongresser tillsammans en mängd förbund, organisationer och politiska partier. Han har en gedigen erfarenhet av och ett stort intresse för de komplexa processer som kongresser och stämmor innebär i sina olika skeden. Till sin hjälp har han Creative Technologys eget utvecklade kongressystem tecViz Congress.

Hur kommer det sig att du blivit så engagerad i den här typen av möten?

Jag alltid jobbat med planering och logistik och jag tycker om att se till att rätt saker hamnar på rätt plats i rätt tid. Jag vill få systemen bakom att fungera så att den komplexa kongressprocessen flyter på som den ska – jag gillar att få bringa ordning i ett stort flöde av önskemål, åsikter och intressen, att tratta ner det till något hanterbart, så att alla kan gå därifrån med en tydlig uppfattning av vad som ska göras. Man skulle kunna kalla det för informationslogistik.

Vad är viktigt att tänka på när man ska hålla en kongress eller stämma?

Det är viktigt att ha klart för sig vad man vill få ut i slutänden av sitt möte. Det är oftast inget problem för organisationer som ofta har denna typ av tillställningar, men om man är ovan, eller om man ännu inte jobbat med digitala verktyg, kan man behöva hjälp att hantera detta. Vi som teknikleverantör behöver på detaljnivå prata ihop oss med kunden och förstå hur deras process ser ut. Det är viktigt att kunden har möjlighet att dela med sig av detta så att vi kan få en bra förståelse för just deras behov. Många kunder upplever att vi är ett stöd för dem i den här processen – vi gör detta hela tiden medan många organisationer kanske genomför denna typ av möten vartannat år. Där brukar vi kunna tillföra mycket. I den inledande fasen är det viktigt att vi tillsammans skapar en gemensam bild av hur det kommer att vara under själva kongressen eller stämman, så att vi är överens om hur allt ska gå till.

Vilken roll spelar det digitala kongressystemet tecViz vid den här typen av evenemang?

tecViz Congress är hela tiden ett stöd för mötet och det uppfyller på ett enkelt, intuitivt och användarvänligt sätt alla funktioner som krävs. Som deltagare kan du via systemet följa med i agendan eller dagordningen och du kan läsa alla de dokument som bildar underlaget för de olika agendapunkterna. Systemet innehåller även stöd för delegaterna att under debatten skriva sina yrkanden och sätta upp sig på talarlistan.

Det är även en hjälp för presidiet så att de som sitter där kan se hur mycket tid varje talare har kvar. Reglerna kring talartid kan vara komplexa och innehålla särskilda föreskrifter för repliker med mera. Ibland har man dubbla talarlistor, vilket kan innebära att en person som ännu inte talat har företräde framför andra som har talat. Man kan även ha något som kalas för talartidspott, det är ett komplext system som används vid såväl större som mindre möten.

När debatten är klar har man fått in ett antal yrkanden varefter man gör en propositionsordning i systemet, det vill säga man ställer olika förslag mot varandra och då är det dags att votera. Även voteringen sköts via systemet och delegaterna använder sin surfplatta, dator eller mobil för att rösta. Detta innebär att man snabbt får in ett exakt resultat, de gånger handuppräckning eller acklamation inte räcker till. Systemet loggar hela tiden data som kommer in, såsom voteringar, beslut, med mera. Detta utgör en viktig grund för mötets protokoll.

Går systemet att utveckla?

Vi har nyligen utvecklat en ny modul som hjälper föredragandestödet eller partistyrelsen i sitt arbete att kunna hantera yrkanden och för presidiet att skapa propositionsordningar. Det är en stor fördel för oss att vi kan utveckla nya funktioner tillsammans med våra kunder varefter behov uppstår. Det finns en trygghet och flexibilitet i att vi har vår egen utvecklingsavdelning. Eftersom vi jobbar med många olika organisationer kan vi också ganska snabbt se vilka återkommande behov som finns och detta ligger till grund för utvecklingen.

Hur går det till att hålla en digital kongress eller årsstämma?

Vid ett digital möte får deltagarna information via epost om hur de kopplar upp sig på mötet och följer sedan presidiet via en videokonferenslönings, t.ex. Teams eller Zoom eller något annat low-latencysystem. De som inte har rösträtt följer mötet via en vanlig stream på exempelvis organisationens hemsida. Presidiet brukar ofta sitta i någon av våra studios där vi kan göra en professionell kameraproduktion. I Teamsmötet går då vår kameraproduktion in som en deltagare så att programbilden syns för alla deltagare och presidiet kan därmed styra mötet.

Det ingår i den förberedande processen att vi tar fram utbildningsmaterial till såväl deltagare och presidie, så att alla får en klar bild över hur det går till att delta i ett digitalt möte och vi brukar rekommendera att man håller utbildningstillfällen innan mötet. Vi har även en supportfunktion dit deltagare kan ringa och få hjälp av våra duktiga tekniker om de har problem. Man kanske har tappat bort sin länk och inte kommer in, eller man kanske inte hör något eller hittar var man röstar och så vidare.

Kan man genomföra kongressen eller stämman som ett hybridmöte, och hur går det till?

Javisst, det går alldeles utmärkt. Ett hybridmöte kan innebära att man har ett litet fysiskt möte med några deltagare på plats tillsammans med presidiet och en annan del av deltagarna på distans. Man kan även skapa hubbar, det vill säga flera mindre fysiska möten på olika platser som vi kopplar ihop via tekniken. Då ser man via kameraproduktionen vad som sker på de olika orterna. Och man kan göra en mix av allt detta. Man har samma möjlighet att begära ordet, rösta och delta som vid ett helt och hållet fysiskt möte.

Hur ser framtiden ut för dessa olika upplägg av möten?

De flesta vill tillbaka till fysiska möten, och vi ser nu att möjligheterna för organisationer att träffas fysiskt igen ökar. För många är det årets händelse, det är viktigt att kunna träffas, dricka kaffe ihop, skratta och utbyta tankar och idéer. Det är något som har varit svårt under pandemin, men att jobba med hubbar har varit ett bra alternativ. För en del organisationer har det till och med varit bättre, då man träffas i sitt lokala område och pratar ihop sig, vilket kan vara svårt om man är många deltagare på ett stort nationellt möte. Att sitta på distans fungerar bra på så vis att det formella och demokratiska kan upprätthållas, men det sociala saknas. Man kan dock i det digitala mötet skapa mindre gruppmöten, digitala mötesrum, där man kan träffa personer baserat på intressen eller olika diskussionsinriktningar och teman. En fördel med vårt system tecViz Congress är att det fungerar precis lika bra vid digitala möten som vid fysiska, och där vi givetvis också mycket lång erfarenhet. Jag tror att framtiden kan komma att bli en blandning av fysiska och digitala möten, där vi kan hjälpa till att hitta den modell som passar bäst för varje specifikt möte. Detta ger större valmöjligheter.

Om tecViz Congress

tecViz Congress är ett avancerat kongressystem som används för hantering av den demokratiska processen och formalia vid stämmor och kongresser. Systemet innehåller verktyg för administration av deltagare och hanterar bland annat motioner, votering, talarlistor, talartid och digitalt protokoll. Varje mötesdeltagare använder en surfplatta eller en dator för att läsa dokument, begära ordet, yrka och votera. tecViz Congress möjliggör en smidig mötesprocess samtidigt som det ersätter tonvis av papper som annars traditionellt sett går åt.